Giới thiệu chung phòng Sau Đại học

1. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt động sau đại học (thạc sĩ, tiến sĩ)

a) Tham mưu Ban Giám hiệu Nhà trường và chủ trì xây dựng, ban hành các quy định, hướng dẫn về công tác đào tạo sau đại học (quản lý đào tạo và tuyển sinh) và là đầu mối tổ chức thực hiện, hướng dẫn các đơn vị, cá nhân có liên quan thực hiện các quy định.

b) Đầu mối và phối hợp với các đơn vị có liên quan trong việc triển khai xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch trung hạn, kế hoạch hằng năm về công tác đào tạo sau đại học trình Hiệu trưởng phê duyệt. 

c) Chủ trì và phối hợp với Phòng KH-TC xây dựng kế hoạch hành động, kế hoạch ngân sách về hoạt động đào tạo sau đại học; chủ trì xác định chỉ tiêu tuyển sinh sau đại học và triển khai thực hiện chỉ tiêu tuyển sinh sau đại học.

d) Phối hợp với Phòng KHCN&HTPT trong việc lập kế hoạch hợp tác, trao đổi quốc tế về đào tạo sau đại học, hoạch định các chiến lược dài hạn về hợp tác đào tạo quốc tế, bao gồm: trao đổi chuyên gia, giảng viên, sinh viên; điều phối/tổ chức các khóa học ngắn hạn hoặc chương trình đào tạo liên kết quốc tế, tổ chức quản lý chất lượng đào tạo học viên và nghiên cứu sinh quốc tế nếu có; tìm kiếm các đối tác quốc tế trong đào tạo.

d) Nghiên cứu, tham mưu cho Ban Giám hiệu về giải pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả đào tạo, đổi mới tổ chức đào tạo sau đại học, thí điểm mô hình đào tạo mới trình độ sau đại học, tiếp nhận chuyển giao công nghệ và chương trình đào tạo từ các nước tiên tiến.

đ) Đầu mối và phối hợp với các đơn vị có liên quan (Phòng Đào tạo, phòng KHCN&HTPT, các Khoa để tham gia cung cấp các dịch vụ tư vấn đào tạo (đánh giá nhu cầu đào tạo, xây dựng kế hoạch tổng thể cho các chương trình, các môn học cụ thể, biên soạn giáo trình, tổ chức khóa học, trao đổi giảng viên, hỗ trợ kỹ thuật, v.v.)

e) Phối hợp với các Khoa/Giám đốc chương trình/Ban điều hành chương trình đào tạo trình Hiệu trưởng phê duyệt kế hoạch biên soạn đề cương học phần, giáo trình, tập bài giảng; mời và quản lý giảng viên tại Trường.

g) Xây dựng, tổ chức quản lý thực hiện kế hoạch, lịch trình giảng dạy, số lượng giờ giảng, giảng viên giảng dạy theo đúng kế hoạch nhiệm vụ năm học đã được phê duyệt.

h) Xây dựng kế hoạch và phối hợp với các đơn vị thuộc Trường (Phòng CTSV, phòng KHCN&HTPT, phòng TC-HC, các Khoa trực thuộc) tổ chức các lễ khai giảng, lễ bảo vệ luận văn, luận án, lễ tốt nghiệp,…

i) Xây dựng kế hoạch và giám sát việc thực hiện kế hoạch học tập, thi, kiểm tra, làm luận văn, luận án; xây dựng kế hoạch, hướng dẫn thủ tục và quy trình xét ngừng học, thôi học, bảo lưu, học lại, thi lại, chuẩn bị hồ sơ đề nghị công nhận tốt nghiệp và cấp bằng, và các nhiệm vụ liên quan khác.

k) Thực hiện các báo cáo thống kê liên quan đến công tác đào tạo theo quy định của cơ quan quản lý cấp trên và của Hiệu trưởng.

l) Phối hợp với Khoa, phòng TC-HC; phòng KH-TC xây dựng quy định về chế độ làm việc, chế độ tài chính, chế độ đào tạo – bồi dưỡng đối với giảng viên, cán bộ quản lý và các đối tượng khác có liên quan.

2. Điều phối và tổ chức thực hiện các hoạt động hành chính liên quan tới công tác quản lý đào tạo sau đại học, bao gồm:

a) Tiến hành các thủ tục cần thiết cho việc tiếp nhận học viên trúng tuyển vào Trường sau các kỳ tuyển sinh hằng năm. Sắp xếp lớp và chỉ định ban cán sự lớp trình Hiệu trưởng phê duyệt.

b) Báo cáo Ban Giám hiệu những trường hợp học viên không đủ các điều kiện và các thủ tục, hồ sơ vào Trường.

c) Đầu mối làm và cấp thẻ học viên; quản lý hồ sơ của học viên theo phân cấp; cập nhật và quản lý dữ liệu hồ sơ, các quyết định (khen thưởng, kỷ luật, xử lý học tập) của Trường có liên quan đến học viên, lý lịch học viên, đáp ứng yêu cầu tra cứu, xác minh của các đơn vị chức năng liên quan.

d) Giải quyết các thủ tục hành chính cho học viên tốt nghiệp, học viên chuyển, hoặc bị thi hành kỷ luật ở mức đình chỉ học tập, buộc thôi học. Thực hiện việc xác nhận, chứng thực các loại giấy tờ liên quan đến học viên trừ kết quả học tập. 

đ) Tổ chức đối thoại với học viên; giải quyết hoặc kiến nghị với Trường những thắc mắc, khiếu nại về kết quả rèn luyện và chế độ chính sách của học viên. Tổ chức đối thoại giữa Ban Giám hiệu và học viên.

e) Tập hợp và đề nghị Trường khen thưởng, kỷ luật học viên theo quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của ĐHQGHN và các quy định của Trường.

f) Phối hợp với Phòng KH-TC, TC-HC trong thực hiện việc thu học phí, xử lý những học viên không đóng học phí đầy đủ theo quy định.

g) Đầu mối thực hiện xét cấp học bổng khuyến khích học tập và rèn luyện cho học viên ở từng học kỳ theo quy định.

h) Làm đầu mối tổ chức tuyên truyền chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước tới học viên trong Viện.

i) Phối hợp với phòng TC-HC quản lý theo dõi và sắp xếp đảm bảo phòng học, phòng ở, ký túc xá cho giảng viên, học viên trong và ngoài nước tham gia học tập, nghiên cứu và giảng dạy tại Trường và thực hiện công tác báo cáo theo quy định; đề xuất Ban Giám hiệu Trường những trường hợp cụ thể khi có phát sinh.

k) Quản lý và theo dõi tình hình chấp hành kỷ cương, nề nếp giảng dạy và học tập của giảng viên và học vên.

l) Thông báo, công nhận kết quả học tập, bồi dưỡng của học viên. In và cấp văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận của học viên.

m) Tiếp nhận, quản lý các tài liệu do Nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, luận văn, luận án của giảng viên, nghiên cứu viên, học viên; chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác của Trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng.

n) Đối chiếu và xác nhận giờ giảng cho giảng viên, phối hợp với phòng TC-HC, phòng KH-TC đề xuất phương án thanh toán và đề nghị thanh toán giờ giảng cho giảng viên trong và ngoài trường và đối tác.

o) Trình Hiệu trưởng thành lập Hội đồng xét học vụ sau đại học hàng năm, tổ chức xét học vụ định kỳ và theo yêu cầu cho học viên các chương trình sau đại học

p) Phối hợp với các đơn vị thuộc Trường triển khai và quản lý công tác cựu học viên.

3. Thực hiện nhiệm vụ tuyển sinh và bồi dưỡng sau đại học:

a) Là đầu mối tổ chức, triển khai tuyển sinh sau đại học của Trường, bao gồm tư vấn tuyển sinh, thu hút thí sinh, quản lý việc thu hồ sơ (đăng ký tuyển sinh online), và các công việc khác liên quan tới tuyển sinh.

b) Tổ chức và quản lý các lớp chuyển đổi, bổ túc kiến thức và ôn tập phục vụ tuyển sinh SĐH.

– Chủ trì và phối hợp với các đơn vị có liên quan giúp Hiệu trưởng tổ chức và quản lý các lớp bổ sung kiến thức cho cá nhân có nhu cầu nhằm đáp ứng yêu cầu đối với đối tượng tuyển sinh đào tạo thạc sĩ theo quy định.

c) Phụ trách việc tổ chức tập huấn kỹ năng tư vấn tuyển sinh cho đối tượng tham gia công tác tư vấn tuyển sinh.

d) Đầu mối liên hệ với các đơn vị, tổ chức khác nhằm phối hợp thực hiện công tác tuyển sinh cho Trường và triển khai giới thiệu các chương trình đào tạo sau đại học, thông tin về tuyển sinh của Trường.

đ) Đầu mối đề xuất và phối hợp các đơn vị có liên quan làm các ấn phẩm giới thiệu, quảng bá các chương trình trình đào tạo.

4. Công tác đánh giá, đảm bảo chất lượng đào tạo sau đại học:

a) Cung cấp các thông tin liên quan đến đào tạo sau đại học và phối hợp Trung tâm Đảm bảo Chất lượng và Khảo thí và các đơn vị có liên quan để phục vụ tổ chức đánh giá các chương trình đào tạo.

b) Đầu mối hướng dẫn, tổ chức thực hiện việc lấy ý kiến phản hồi từ học viên và các bên liên quan theo đúng theo các quy định hiện hành của ĐHQGHN và của Nhà trường. 

c) Phối hợp với các đơn vị đề xuất điều kiện cần thiết cho việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu của học viên thạc sĩ và nghiên cứu sinh; phối hợp và nghiên cứu các mô hình đảm bảo chất lượng giáo dục và ứng dụng các mô hình đảm bảo chất lượng trong nước và quốc tế vào thực tiễn.

d) Đề xuất kế hoạch cải tiến chất lượng sau tự đánh giá, kiểm định chất lượng giáo dục; hướng dẫn, giám sát và kiểm tra việc thực hiện các điều kiện đảm bảo chất lượng ở các đơn vị trong Trường.

đ) Phối hợp với Trung tâm ĐBCL&KT, phòng KHCN&HTPT xây dựng, mở rộng quan hệ hợp tác với các tổ chức đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục quốc tế.

5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.